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九段秘书

来源: 作者: 2008-10-18 8:48:31 点击:

                                                                           

    考考你的秘书是几段:执著与结果有什么不同?

    任务与结果的差别,是很多企业的“心病”:有时候并不是员工不尽力,大家似乎都在工作,但企业却拿不到结果,导致销售下降,质量波动,人心浮动,没有业绩。同样,这也是员工们的疑惑:我这么努力,“圆满”地完成了任务,为什么老板还是不满意?

    关键就在于,我们没有把重点放到结果上,被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下,对于我们想要的结果,不是办不到,是因为我们没有执著地办到。

    模拟测试:总经理要秘书安排会议 
    总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下,什么是任务?什么是结果?通知到所有参会的人员,然后秘书自己也参加会议来做服务,这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢?下面是一至九段秘书的不同做法。 

    一段秘书的做法:发通知?用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议。 
    二段秘书的做法:抓落实?发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。

    三段秘书的做法:重检查?发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参与,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也?总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

    四段秘书的做法:勤准备?发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

    五段秘书的做法:细准备?发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)。

    六段秘书的做法:做记录?发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)。

    七段秘书的做法:发记录?会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。

    八段秘书的做法:定责任?将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理。

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